В целях обеспечения своевременного и качественного исполнения документов (поручений) вышестоящих органов и таможни, рассмотрения писем предприятий и организаций, а также предложений, заявлений и жалоб граждан и во исполнение приказа ЦТУ от 07.08.2002 N 458 "Об организации и осуществлении контроля за исполнением документов (поручений) в Управлении" приказываю:
1. Утвердить прилагаемое Положение об организации и осуществлении контроля за исполнением документов в Московской южной таможне (далее - Положение).
2. Заместителям начальника таможни, начальникам таможенных постов, отделов и отделений принять Положение к руководству и исполнению.
3. Признать утратившим силу приказ Московской южной таможни от 19.02.98 N 38 "Об организации и осуществлении контроля за исполнением документов (поручений) в МЮТ".
4. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

Начальник таможни
генерал - майор таможенной службы
А.М. Узловский

Приложение
к приказу МЮТ ЦТУ
от 29 августа 2002 г. N 408

ПОЛОЖЕНИЕ ОБ ОРГАНИЗАЦИИ И ОСУЩЕСТВЛЕНИИ КОНТРОЛЯ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ ДОКУМЕНТОВ В МОСКОВСКОЙ ЮЖНОЙ ТАМОЖНЕ

1. Общие положения

1.1. Целью контроля за исполнением документов является обеспечение своевременного и качественного исполнения поручений, содержащихся во входящей корреспонденции, резолюциях руководства Московской южной таможни (далее - таможни), внутренних распорядительных документах таможни.
1.2. Контролю подлежат все документы, поступившие в таможню и требующие исполнения, а также поручения, содержащиеся в резолюциях руководства таможни и организационно - распорядительных документах, издаваемых в процессе деятельности таможни.
1.3. Контроль за исполнением документов (поручений) осуществляют:
1.3.1. Отдел документационного обеспечения - документов вышестоящих организаций, писем организаций и таможен, обращений граждан, поручений, содержащихся в резолюциях руководства таможни, приказов и распоряжений таможни.
1.3.2. Организационно - аналитическое отделение - поручений, содержащихся в решениях коллегий, протоколов оперативных совещаний, планов вышестоящих органов и таможни.
1.3.3. Ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях - документов с поручениями руководителей структурных подразделений.

2. Организация контроля в отделе документационного обеспечения и организационно - аналитическом отделении

2.1. Контроль за исполнением документов в отделе документационного обеспечения и организационно - аналитическом отделении осуществляется с применением электронных средств и контрольных карточек.
2.2. При постановке документа на контроль отделом документационного обеспечения и организационно - аналитическим отделением в правом верхнем углу документа проставляется: - на подлежащих контролю исполнения в отделе документационного обеспечения и организационно - аналитическом отделении - штамп "Контроль";
- на подлежащих контролю исполнения в структурных подразделениях - штамп "Контроль в подразделении".
2.3. Отдел документационного обеспечения осуществляет:
2.3.1. Систематический контроль за ходом исполнения документов, поставленных на контроль, с применением форм опережающего контроля (информированием руководителей структурных подразделений и непосредственных исполнителей о приближающихся сроках исполнения), ежедекадного направления в структурные подразделения сводок неисполненных документов, а также других форм и методов контроля.
2.3.2. Ежемесячное обобщение и анализ данных контроля, составление информационных сводок о состоянии исполнительской дисциплины в таможне в целом и каждом структурном подразделении и представление их начальнику таможни.
2.3.3. Организационно - аналитическое отделение осуществляет проверку соответствия содержащихся материалов, подготовленных во исполнение документа (поручения), поставленным в исполняемом документе вопросам.

3. Организация контроля в остальных структурных подразделениях таможни

3.1. Руководитель структурного подразделения обеспечивает:
3.1.1. Оперативное рассмотрение документов, определение непосредственных исполнителей, а также контроль за качественным исполнением документов по существу вопроса.
3.1.2. Регулярное рассмотрение на оперативных совещаниях в руководимых подразделениях вопросов исполнительской дисциплины, проведение анализа причин нарушения установленных сроков исполнения, принятие мер по своевременному и качественному исполнению документов (поручений).
3.1.3. Взаимозаменяемость сотрудников структурного подразделения. Отсутствие непосредственного исполнителя или ответственного за делопроизводство не должно приводить к срыву установленных сроков исполнения документов (поручений).
3.2. Ответственный за делопроизводство в структурном подразделении обеспечивает:
3.2.1. Своевременное получение документов в отделе документационного обеспечения, передачу их на рассмотрение руководству структурного подразделения, доведение до непосредственного исполнителя в течение дня со дня получения документа в подразделении или на следующий день.
3.2.2. Информирование руководства структурного подразделения, а также отдела документационного обеспечения или организационно - аналитического отделения (в соответствии с п. 1.3 настоящего Положения) о ходе выполнения документов (поручений), изменении сроков их исполнения.
3.2.3. Своевременное представление в отдел документационного обеспечения или организационно - аналитическое отделение сведений об исполнении документов для снятия их с контроля.

4. Технология осуществления контроля исполнения документов

4.1. Постановка документов на контроль осуществляется в соответствии со сроками, определенными в документах и резолюциях руководства таможни, или сроками, установленными законодательством.

4.2. При отсутствии в документе или резолюции точно установленного срока исполнения он исчисляется в календарных днях с даты подписания (утверждения) внутреннего документа или даты поступления в таможню входящего документа в соответствии со сроками исполнения документов (поручений) согласно приложению.

4.3. В случае когда в документе или резолюции указаны несколько исполнителей, структурное подразделение (должностное лицо), названное первым, является ответственным исполнителем и организует выполнение поручения, если не оговорено другое.

4.4. Не допускается передача контролируемых документов из одного подразделения в другое без согласования с отделом документационного обеспечения или организационно - аналитическим отделением (в соответствии с п. 1.3 настоящего Положения).

4.5. Документы, поставленные на контроль в отделе документационного обеспечения и организационно - аналитическом отделении, передаются в структурные подразделения с отметкой на документе о контроле и указанием срока исполнения.

4.6. Ответственные за контроль на основе полученных документов формируют контрольную карточку по срокам исполнения.

4.7. Если к установленному сроку документ исполнить не представляется возможным, ответственный исполнитель не менее чем за 2 дня до истечения срока должен обратиться к лицу, установившему срок, с просьбой о продлении срока исполнения, представив соответствующее обоснование.

Изменение срока исполнения, установленного вышестоящей организацией, должно быть согласовано с этой организацией.

Об установлении новых сроков исполнения в обязательном порядке сообщается в отдел документационного обеспечения или организационно - аналитическое отделение (в соответствии с п. 1.3 настоящего Положения).

4.8. Отдел документационного обеспечения, организационно - аналитическое отделение и ответственные за контроль в структурных подразделениях ежедневно проверяют ход исполнения документов (поручений), срок исполнения которых истекает в этот или два последующие дня. Полученные данные фиксируются в контрольно - регистрационной карточке и при необходимости доводятся до сведения руководства структурного подразделения или таможни.

4.9. Исполнитель представляет лицам, осуществляющим контроль, достоверную информацию по всем вопросам, связанным с ходом исполнения документов (поручений).

5. Снятие документа с контроля

5.1. Снятие с контроля осуществляет руководство таможни или по его поручению отдел документационного обеспечения и организационно - аналитическое отделение. На документах, снятых с контроля, проставляется штамп "Снят с контроля".

5.2. Документ (поручение) считается исполненным и снимается с контроля только после выполнения его в полном объеме и уведомления об этом при необходимости заинтересованных организаций или лиц.

Промежуточный ответ, равно как и запрос по исполняемому документу (поручению), не может являться основанием для признания документа (поручения) исполненным и снятия с контроля.

Документы, представленные на подпись руководству таможни и возвращенные на доработку, не могут быть признаны исполненными в срок.

5.3. Для снятия с контроля исполненные документы (поручения) представляются в отдел документационного обеспечения или организационно - аналитическое отделение (в соответствии с п. 1.3 настоящего Положения) вместе с копией ответа или другими материалами, свидетельствующими об исполнении (справки, докладные записки и др.).

О ходе выполнения внутренних и распорядительных документов таможни структурным подразделением, которому дано в них поручение, в установленный срок вносится докладная записка на имя руководителя таможни, на которого возложен контроль за исполнением указанных документов. Докладная записка должна содержать информацию о полноте и своевременности выполнения документа, фактические данные, характеризующие результаты работы, предложения о снятии документа с контроля или о продлении сроков исполнения.

После получения резолюции руководства таможни докладная записка передается в отдел документационного обеспечения или организационно - аналитическое отделение (в соответствии с п. 1.3 настоящего Положения) для снятия поручений с контроля или продления сроков исполнения.

5.4. Снять документ с контроля без исполнения может только должностное лицо, которое поставило его на контроль.

5.5. Снятие с контроля документов, имеющих штамп "Контроль в подразделении", производится заместителями начальника таможни, курирующими структурные подразделения.

Ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях ежемесячно представляют в отдел документационного обеспечения и организационно - аналитическое отделение (в соответствии с п. 1.3 настоящего Положения) информацию об исполнении документов, имеющих штамп "Контроль в подразделении".

Приложение
к Положению

СРОКИ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ (ПОРУЧЕНИЙ), ПОДЛЕЖАЩИХ КОНТРОЛЮ